従業員から残業代を請求されたら？企業がとるべき対応と反論する際のポイント

会社の従業員から残業代を請求されたというご相談を、企業様からよくいただきます。

従業員から残業代を請求されたとして、どのように対応したいいかわからないことも少なくありません。

ここでは、従業員から残業代を請求された場合の企業側の対応と反論する際のポイントについてご説明させていただきます。

従業員から残業代を請求された場合の対応

まず、従業員から残業代を請求された場合の企業側の対応についてご説明いたします。

従業員の請求に反論の余地があるかを検討する

従業員から残業代を請求された場合、当該請求に反論の余地があるか否かについて検討しましょう。

そもそも、当該請求に根拠があるのか、就業規則にはどのように定められているのか、３６協定等の労使協定はどのようになっているのか、雇用契約書にはどのように定められているのか等について検討するようにしてください。

支払い義務のある残業代を計算する

少なくとも残業代が発生している可能性がある場合には、従業員から請求されている残業代の金額が正しいかどうかを検討してください。

会社に存在しているタイムカードなどを確認し、会社側としても残業代の金額が正しい金額かどうかを計算するようにしてください。

和解と反論のどちらで対応するかを決める

請求されている残業代の金額の計算が終わったら、従業員と和解するのか、従業員の主張に対して反論をするのかについて決めなければなりません。

請求されている金額が法的にも正しい場合には、争ったとしても裁判等になったとしても当該金額に近い金額が認容されてしまう可能性が高く、さらに遅延損害金も加算されるため、早期に和解等をする方が会社にとって損害を抑えることができます。

他方、請求されている金額が正しくなく反論する余地がある場合には、従業員に対して反論することになるでしょう。もっとも、交渉事件の全般にいえることですが、当該請求が正しくなくても、早期に解決する方がいいと考える方もいらっしゃいますので、その場合には、なるべく早期に解決できるように従業員に交渉することになります。

労使間の話し合いにより解決を目指す

従業員の請求に対して、和解するのか反論するのかのどちらの場合であっても、まずは、労使間での話合いにより解決を目指しましょう。

労働審判や訴訟に移行した場合、双方に弁護士費用や裁判費用が必要となるため、話し合いにより解決することが可能であれば、話し合いで解決することが適切であるといえます。

したがって、労使間の話し合いによる解決の余地がないかを検討するようにしましょう。

労働審判や訴訟に対応する

労使間の話し合いによって解決ができなかった場合、労働審判や訴訟に移行することになります。基本的には、請求する側である労働者が労働審判や訴訟を申し立てることになるでしょう。

労働審判や訴訟に移行した場合、従業員の請求に対して反論をしなければ、裁判所は、従業員の請求をそのまま認容する可能性がありますので、必ず反論するようにしましょう。

なお、労働審判は、迅速に審理が行われるため、通常の訴訟に比べて、迅速に対応する必要があります。

残業問題に詳しい弁護士に依頼する

従業員との交渉、労総審判や訴訟に対応するためには、残業問題に詳しい弁護士に依頼するようにしてください。労働審判や訴訟は、労務問題を十分に経験している弁護士でないと対応が困難になってしまう可能性があります。特に労働審判は、迅速に手続が進んでいくため、早急に対応する必要があります。

残業問題でお困りの企業様は、残業問題に詳しい弁護士に依頼することを検討してください。

残業代請求に対する会社側の5つの反論ポイント

従業員から残業代を請求された場合について、５つの反論ポイントがありますので、ご紹介いたします。

①従業員が主張している労働時間に誤りがある

タイムカード等を調査した結果、従業員が主張している労働時間が誤っている場合があります。従業員は、タイムカードを保有しているわけではないため、従業員が誤って残業時間を計算していることも少なくありません。

このような場合、従業員に対し、タイムカード等の証拠を開示して、主張している労働時間ないし残業代が誤っている等と反論するようにしましょう。

②会社側が残業を禁止していた

会社が従業員に対し、残業を禁止していた場合、そもそも残業時間という概念がないということになり、会社は従業員に対し、残業代を支払わなくていいということになります。

もっとも、会社が残業を禁止していたにもかかわらず、従業員に対し、残業命令を出していた場合には、会社は従業員に対し、残業代を支払わなければならない可能性がありますので、注意してください。

③従業員が管理監督者に該当している

「管理監督者」（労働基準法４１条２号）とは、労働基準法で定められた労働時間・休憩・休日の制限を受けない労働者のことをいいます。残業代を請求している従業員が管理監督者の地位にある場合、会社は管理監督者に対し、残業代を支払う必要がありません。

したがって、従業員が管理監督者に該当しているかどうかについては、確認するようにしてください。

④固定残業代(みなし残業代)を支給している

残業代を請求している従業員に対して、既に固定残業代（みなし残業代）を支給している場合があります。その場合には、既に残業代を支払っていることになりますので、追加で残業代を支払う必要はありません。

もっとも、当該反論は、固定残業代が通常の賃金にあたる部分と割増賃金にあたる部分が明確に区分されている必要がありますので、この点についても注意してください。

⑤残業代請求の消滅時効が成立している

残業代を請求するためには、従業員が残業を請求することができるようになったときから３年以内である必要があります。すなわち、残業代が発生したにもかかわらず、３年間にわたって残業代を会社に請求していない場合、当該残業代は時効により消滅していることになります。

残業代の時効については、労働基準法１４３条３項に規定されていますので、ご確認ください。

残業代請求の訴訟で会社側の反論が認められた裁判例

ここで、従業員から残業代を請求された事件のうち、会社側の反論が認められた裁判例をご紹介いたします。従業員から残業代を請求された際のご参考になれば幸いです。

事件の概要(事件番号・裁判年月日・裁判所・裁判種類)

従業員Xは、勤務していたY社に対し、①平成２２年７月から１２月までの間、常時１時間ないし５時間程度の残業をしたとして未払賃金及び労働基準法１１４条に基づく付加金の支払を、②退職時に法律上の原因なく金銭の支払を強要されたとして不当利得に基づく支払金の返還を、③飲み会への参加や一気飲みを強要されて自律神経失調症を発症したとして使用者責任に基づく損害賠償金の支払をそれぞれ求めました。ここでは、①についてご紹介いたします。

裁判所の判断

裁判所（東京高等裁判所平成２５年１１月２１日判決・事件番号：平成２５年（ネ）第４０３３号）は、Xが自身の残業の立証として、ICカードの履歴を提出し、連日残業をしていたことを主張しました。これに対し、裁判所は、「ＩＣカードは施設管理のためのものであり，その履歴は会社構内における滞留時間を示すものに過ぎないから，履歴上の滞留時間をもって直ちに被控訴人が時間外労働をしたと認めることはできない。」と判断し、ICカードの履歴からXが残業をしていたという事実を認定しませんでした。

また、Xは、自身の残業の立証として、残業の内容として日報を作成していたと主張し、残業をしていたことを立証しようとしました。これに対し、裁判所は、日報を詳細に記載するように会社から義務付けられたこともない上、作成のために会社から残業するように命令されたことを裏付ける証拠もないとしてXが残業をしていたという事実を認定しませんでした。

ポイント・解説

最近、残業代に関するご相談を受けることがありますが、残業代を請求されてしまうと、企業側としては、残業代を支払わなければならないと考えてしまいがちに思います。

もっとも、ご紹介した裁判例のように、残業代を請求するためには、従業員側が残業をしたということを立証しなければなりません。残業代請求に法的根拠があるのか、証拠があるのか等と緻密に検討する必要がありますので、お困りの際には、弁護士にご相談ください。

従業員からの残業代請求に対応する際の注意点とポイント

以下では、従業員からの残業代請求に対応する際の注意点とポイントをご紹介いたします。

残業代請求を無視しない

従業員から残業代を請求された場合、無視するということがないようにしてください。

支払わなければならない残業代を支払わなかった場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金（労基法119条1号）という罰則を受ける可能性があります。

さらに、無視された従業員はより感情的になってしまい、解決できるはずの事件が解決できず、労働審判や訴訟に発展する可能性があります。そうすると、残業代に加えて、遅延損害金も発生することになりますので、従業員から残業代を請求された場合、無視することがないようにしましょう。

労働基準監督署への対応は誠実に行う

従業員は、会社に対して残業代を請求するのに先行、もしくは同時に労働基準監督署に相談する可能性があります。

そのような場合、労働基準監督署が会社に問い合わせることが考えられます。仮に、誠実に対応しなかった場合、事後的に指導を受けたり、刑事罰を受ける可能性がありますので、労働基準監督署の問い合わせには、誠実に対応するようにしてください。

労働時間の管理体制を見直す

従業員から残業代を請求される企業様の多くは、従業員の労働時間を適切に管理できていないことが多いのです。

そのような場合、当該従業員だけでなく、今後も他の従業員から残業代を請求されてしまう可能性もありますので、残業代を請求されたことを契機として、労働時間の管理体制を見直すことをご検討ください。

弁護士に残業代請求の対応を依頼するメリット

従業員から残業代を請求された場合において、弁護士に依頼するメリット等をご紹介いたします。

残業代請求に応じるべきかどうかアドバイスできる

そもそも、請求された残業代に応じるべきかどうかについてアドバイスを受けることができます。当該請求が法的に認められるものなのか、残業代に誤りがないかなどについて、弁護士であれば、正確に計算することができ、適切なアドバイスを受けることができます。

確かに、自社で残業代を計算することもできますが、計算を誤ってしまう可能性も否定できないので、労務問題に詳しい弁護士に相談するべきでしょう。

労働審判や訴訟に発展した場合でも対応できる

従業員との話し合いが決裂してしまった場合、労働審判や訴訟に発展する可能性があります。そのような場合でも、残業代問題に詳しい弁護士であれば、労働審判や訴訟に発展した場合でも、引き続き対応してもらうことができます。

特に労働審判については、迅速に手続が行われることになりますので、早急な対応が不可欠になります。

残業代以外の労務問題についても相談できる

弁護士に相談することによって、残業代以外の労務問題についても相談することができます。そのような場合、今後のトラブルを未然に防止することができるようになります。

したがって、就業規則の見直しも含めて、労務問題全般について相談するようにしましょう。

従業員から残業代を請求されたら、お早めに弁護士法人ALGまでご相談下さい。

これまでご説明したとおり、残業代については早期の段階で適切に判断する必要があります。一つ手順を間違えると大きな損失になってしまう可能性も否定できません。

このような事態にならないためにも、労務問題に詳しい弁護士に相談することが不可欠です。

弊所は、数多くの顧問先等の残業代問題を多く解決したという実績があります。ご依頼者様のお力になれると思いますので、是非一度、お気軽にお問い合わせください。